Viele – gerade wiederkehrende Veranstaltungen – laufen immer nach dem gleichen Schema ab: der Tagungsraum hat wenig Tageslicht und noch weniger Sauerstoff, dafür viel Muster auf dem Teppich. Die Redner befassen sich erst kurz vor der Veranstaltung mit den Inhalten. Ergebnis: sehr viele, überladene und unlesbare PowerPoint Folien, die mit Clipart und Wordart „gestaltet“ wurden. Die Kaffeepause, ohnehin schon knapp kalkuliert, wird noch kürzer, da die Redner überziehen. Am Ende beschäftigen sich nicht nur die Gäste in der letzten, sondern auch in der ersten Reihe ungeniert mit ihrem Smartphone. Und man ist verwundert, dass im 500-Mann-Plenum nach sieben Stunden Vortrag sich niemand mehr so wirklich an einer Q&A-Session beteiligen möchte. Obwohl man doch so hochkarätige Redner und spannende Themen hatte…
Jeder von uns hat bestimmt mal so eine Veranstaltung organisiert oder war Gast einer solchen Veranstaltung. Und da fragt man sich doch schnell: Ist das zeitgemäß? Ist es das eingesetzte (auch wenn mittlerweile auf ein Minimum reduzierte) Budget denn wert? Könnte man die Präsentation nicht per E-Mail verschicken? Wo liegt der Mehrwert der Veranstaltung?
PowerPoint ist verführerisch. Keine Information, kein Diagramm, keine noch so kleine Randnotiz, die die weißen Folien nicht wissbegierig aufnehmen und den Referenten mit dem wohligen Gefühl belohnen, alles zu Papier gebracht zu haben. Ganz anders gestrickt ist der Mensch in seiner Rolle als Zuhörer. Seine Aufnahmekapazität endet spätestens im Bereich der niedrigen zweistelligen Seitenzahlen.
Meeting Design hilft, die richtige Balance zwischen Informationsvermittlung und Dialog zu schaffen. Ein großer Mehrwert von Veranstaltungen, nämlich die Möglichkeit des persönliches Kontaktes und des Austausches mit anderen Teilnehmern, rückt wieder stärker in den Fokus.
Die folgenden fünf Parameter sollten berücksichtigt werden.
- Informieren & Lernen:
Hier kommt es auf die richtige Dosierung und die Art der Vermittlung an, damit Teilnehmer und Gäste langfristig Informationen aufnehmen und verstehen. Häufig wird zu viel Information eindimensional vermittelt. Ziel ist es, nicht nur Wissen zu vermitteln, sondern die Einstellung und das Verhalten der Teilnehmer zu ändern (z.B. soll ein Vertriebsmitarbeiter nach einer Vertriebstagung sein Verkaufsgespräch anders führen und somit mehr verkaufen). Dies kann nur erfolgen, wenn man die Erkenntnisse der Lernpsychologie nicht außer Acht lässt. Kürzen Sie die Vorträge ihrer Referenten auf 20 Minuten – dies zwingt sie gleichzeitig dazu, sich auf die wirklich wichtigen Punkte zu fokussieren.
- Zuhören & verstehen:
Bei der Zusammenstellung der Agenda werden die Inhalte danach bestimmt, was die Redner sagen möchten. Es wird selten gefragt, was die Teilnehmer hören wollen. Fragen Sie Ihre Teilnehmer im Vorfeld oder auf der Veranstaltung, welche Themen Ihnen wichtig sind und lassen Sie Themenfelder zu, die offensichtlich für Ihre Zuhörer von Bedeutung sind. Setzen Sie die wichtigsten Aussagen an das Ende Ihres Vortrages, so bleiben sie besser im Gedächtnis der Zuhörer haften.
- Interaktion & Dialog:
Selten hat ein Unternehmen die Chance, alle Mitarbeiter/Vertriebsmitarbeiter/Führungskräfte oder Kunden zeitgleich „in einem Raum zu haben“. Nutzen Sie das vorhandene Kapital! Eine Veranstaltung ist kein eindimensionaler Kanal, um Informationen zu senden, sondern eignet sich hervorragend, um Einschätzungen zu sammeln, Feedback zu empfangen, Stimmungen zu spüren und die häufig gepredigte „offene Unternehmenskultur“ zum Leben zu erwecken. Planen Sie also neben den Redenzeiten ebenso viel Zeit ein, in denen die Teilnehmer zu Wort kommen und sammeln sie diese Informationen.
- Networking:
Der Austausch zwischen den Teilnehmer ist für die meisten Veranstaltungsbesucher wesentlich wichtiger, als der Inhalt der einzelnen Vorträge. Geben Sie Raum und Zeit für Networking. Gibt es viel zu besprechen verlängern Sie die Kaffeepausen anstatt diese zu kürzen.
- Inspiration & Motivation:
Man muss nicht gleich über heiße Kohlen laufen, um Mitarbeiter zu motivieren. Und die Party am Abend darf natürlich nicht fehlen. Aber die Motivation des Teilnehmers steigt nicht durch das Rahmenprogramm, sondern durch empfundene Wertschätzung: indem man auf seine Informationsbedürfnisse eingeht, ihm Freiraum für seine Themen und den Austausch mit anderen Kollegen gibt und er in echten Dialog mit den Rednern bzw. Veranstaltern treten kann. Die Atmosphäre ist entscheidend für den Lernprozess, daher ist ein inspirierender Raum, der Inhalte erlebbar macht, ein zielführender Baustein für jede Veranstaltung.
Zusammengefasst: Investieren Sie weniger Zeit in lange Reden. Öffnen Sie die Agenda für Austausch, Dialog und Networking. Hierfür gibt es viele Methoden, die dies mit einfachen Mitteln ermöglichen. Meeting Design hilft dabei. Oder werden sie selber kreativ. Die Gäste Ihrer Veranstaltung werden es Ihnen danken!
