Moderne Tagungsformate, die sich wie beispielsweise das „Bar Camp“ durch hohe Produktivität auszeichnen, haben einen konzeptionellen Ausgangspunkt gemein: das, was bislang in den Kaffeepausen passierte, sollte fortan Kern des Meetings sein.
Für Menschen mit mitteleuropäisch geprägter Arbeitsauffassung mag das irritierend klingen. Bei näherer Betrachtung hingegen ist es logisch, gerade wenn man seine persönlichen Erfahrungen hinzuzieht: zweifelsfrei gehören die Pausen zu den beliebtesten Tagesordnungspunkten. Das hat weniger mit dem Buffet zu tun, sondern mit der Möglichkeit des Dialoges zu den individuell relevanten Themen.
Diese Erkenntnis hatte auch der Software-Entwickler und Begründer des Begriffes „Web 2.0“, Tim O’Reilly. Er veranstaltete 2005 im Silicon Valley die erste sogenannte „Unkonferenz“ und wandte sich bewusst von traditionellen Organisationsformen und der klassischen Trennung zwischen Vortragendem und Publikum ab. Sein „FooCamp“ (Friends of O’Reilly) hatte die Zielsetzung, in einer offenen, nicht-diskriminierenden Umgebung Lernen und Wissenstransfer zu ermöglichen.
Dieses „Coffee Break Phänomen“ ist vielen bekannt – die wertvollste Information oder Gedankenanregung einer Tagung kommt häufig nicht aus den eigentlichen Vorträgen, sondern entsteht im Gespräch mit anderen Teilnehmern. Die Zeit für solche Gespräche hat man leider nur in der Kaffeepause.
Was bedeutet das für Meetingdesigner?
1. Nehmen Sie sich ein Beispiel an den Kaffeepausen.
Schaffen Sie eine positive Atmosphäre, die zum Dialog anregt. Dabei geht es nicht nur um Einrichtung und Beleuchtung, sondern vor allem um Kommunikationskultur. Pausengespräche sind ergiebig, weil sie auf Augenhöhe und frei von befürchteten Sanktionen stattfinden.
2. Geben Sie den Themen Ihren Raum.
Das meinen wir ganz wörtlich. Sobald Themen nicht in Vortragsform, sondern innerhalb von Gesprächen stattfinden (häufig als „Break Out Sessions“ bezeichnet), braucht es Gestaltungselemente, die das Stattfinden erwünschter Inhalte in guter Gesprächskultur begünstigen beziehungsweise Unerwünschtes unwahrscheinlicher machen. Denken Sie an Wandgestaltung, Ausstellungsobjekte, oder interaktive/ spielerische Elemente.
