In diesem Beitrag möchten wir Ihnen eine Methode vorstellen, die mit budgetneutralen Mitteln den Dialog in großen Gruppen fördert, sowie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer über die gesamte Tagung hinweg hochhält.
Ein weit verbreitetes Dialog-Instrument ist die Q&A-Runde am Ende einer Veranstaltung. Wenn dann nach vielen Stunden Vortrag in einem 500 Mann starken Plenum keine Fragen kommen, wird dies fälschlicherweise als Indiz genommen, dass die Teilnehmer gar kein Interesse an Partizipation haben. Haben sie doch. Es ist aber schlichtweg schwierig, unter diesen Rahmenbedingungen konstruktiv Fragestellungen zu behandeln.
Wie kann man also in großen Gruppen die Hemmschwelle, Fragen zu stellen, senken? Und die Fragen in die Vortragsthemen einzubetten, denn nur dann sind alle bei der Sache? Wie kann man die Menschen überhaupt dazu motivieren, mehr Fragen zu stellen? Dies geht nach einer ganz einfachen Mechanik, wir nennen es die „Jetzt spricht der Saal“-Methode. Diese erläutern wir in den nächsten 6 Schritten:
- Kürzen Sie die Länge der Vorträge
Die Aufmerksamkeit der Zuhörer sinkt nach spätestens 20-30 Minuten. Kein Vortrag sollte deshalb länger sein. Falls doch, dann splitten Sie ihn in zwei bis drei Teile à 20–30 Minuten. Auf jeden dieser Slots folgt eine Runde „Jetzt spricht der Saal“: Der Redner verlässt die Bühne und gibt dem Publikum 10 Minuten Zeit für Diskussionen in kleinen Gruppen.
- Gestalten Sie das Gespräch
Die Diskussion in kleinen Gruppen kann nun vollkommen „frei“ erfolgen oder geführt werden. Bei freien Runden geht es darum, den Teilnehmern die Diskussion zum Gehörten zu ermöglichen, eine Gruppeneinschätzung herbeizuführen. Geführte Diskussionen verfolgen das selbe Ziel, nur dass diese mit einer konkreten Fragestellung am Ende des Vortrags eröffnet und/oder von einem Gesprächsleiter in den kleinen Gruppen moderiert werden. Offene Fragen bzw. die Gruppeneinschätzung werden auf Karten dokumentiert und eingesammelt.
- Gestalten Sie den Raum
Gesprächsrunden auch bei vielen hunderten oder gar tausend Teilnehmern lassen sich ganz einfach bilden. Zum Beispiel bilden sich bei der Kabarett-Bestuhlung (Stuhlhalbkreis mit kleinen Bistrotischen) automatisch kleine Gruppen. Bei einer klassischen Reihenbestuhlung bittet man jeweils jede zweite Reihe sich nach hinten umzudrehen und mit der hinteren Reihe eine Gruppe zu bilden. Die Diskussion kann dann unkompliziert im Stehen erfolgen.
- Steuern Sie die Gruppenzusammensetzung
Hier gibt es zwei Richtungen: Die Diskussionsgruppen bewusst homogen (z.B. Mitarbeiter aus den gleichen Abteilungen) zu halten oder die Gruppe zu mischen (unterschiedliche Funktionsbereiche, unterschiedliche Länder, unterschiedliche Hierarchiestufen, etc). Jede Zusammensetzung wird eine eigene Wirkung entfalten, treffen Sie eine bewusste Entscheidung. Es kann auch sinnvoll sein, die Gruppen mehrfach neu zu strukturieren.
- Hören Sie zu
Sammeln Sie (analog mit Stift und Papier oder mit Hilfe von elektronischen Abstimmungstools) die Ergebnisse der Dialoggruppen. Dies können die Antworten auf die Fragestellungen der Redner sein oder offene Fragen, die in der Gruppe nicht gelöst werden konnten. Diese werden dann an den Redner zurück gespielt und sofort oder im Nachgang zur Veranstaltung beantwortet.
- Lernen Sie
Sammeln Sie das Feedback aus den Saalgesprächen. Welche Themen haben die Gruppen diskutiert? Welche Fragen waren am Ende noch offen? Überrascht Sie das Feedback? Nutzen Sie die Erkenntnisse bei der Vorbereitung der nächsten Vorträge! Oder nutzen Sie die Gruppeneinschätzung, um Annahmen über bestimmte Sachverhalte kritisch zu hinterfragen.
Um den Dialog in großen Gruppen effektiv zu gestalten, ist es wichtig, Raum für Austausch in unmittelbarem Anschluss an die gehörten Themen zu geben, da sonst viele Gedanken, Fragen und Aspekte wieder vergessen werden. Das große Potential, das in der Einschätzung durch die Gruppe liegt, bliebe sonst ungenutzt. Ganz abgesehen von den positiven Nebeneffekten: das Networking startet nicht erst in der Kaffeepause und die Teilnehmer gehen mit frischem Kopf in den jeweils nächsten Vortrag.
