Meetings, Tagungen und interne Veranstaltungen sind nicht nur ein zentrales Steuerungsinstrument der internen Unternehmenskommunikation, sie sind oft auch mit hohen Kosten verbunden. Dennoch wird die Erfassung der unternehmensrelevanten Wirkung häufig vernachlässigt.
Die Evaluierung sollte nicht nur die direkte, offensichtliche Wirkung erfassen – wie zufrieden sind die Besucher mit Referenten, Catering, Location etc. – sondern tiefergehende Analysen und Konstrukte beinhalten.
Um ein großes Meetings oder eine Tagung zielgruppengerecht zu gestalten, und damit die Akzeptanz bei Mitarbeitern zu erhöhen, ist darüber hinaus die Klärung der Erwartungen der Besucher wichtig. Für die zielgenaue Gestaltung und kosteneffiziente Wirkungsanalyse einer internen Veranstaltung empfehlen wir eine mehrstufige Evaluierung.
Das vollumfängliche Evaluierungsdesign ist nachfolgend dargestellt:
In einer ersten Phase werden die Erwartungen in Bezug auf die Veranstaltung mit Hilfe einer Online-Befragung mit offenen und geschlossenen Fragen erhoben. Beispiele für Erwartungen können „klare Erläuterung der Unternehmensstrategie“ oder „Gründe für Einführung von Programm XY“, etc. sein. Auf Basis dieses Wissens sollte in Phase 2 ein interner Führungsworkshop durchgeführt werden, um klare Ziele für das interne Meeting unter Einbezug der Erwartungen der Mitarbeiter zu definieren. Sowohl die Unternehmensführung als auch Mitarbeiter haben Erwartungen. Diese in Einklang zu bringen, also feste und messbare Ziele zu definieren, ist der Grundstein für die Ausgestaltung der Veranstaltung.
In Phase 3 wird kurz vor der Veranstaltung eine Benchmark-Messung zu relevanten und vorher definierten Zielen durchgeführt. Ziele können z.B. sein: 1. Bekanntheit Gesamtstrategie 2017/2018, 2. wahrgenommene Bedeutung für die Mitarbeiter / Rolle der Mitarbeiter, 3. Austausch zwischen Mitarbeitern und Bereichen. Diese Befragung kann wieder online durchgeführt und kurzfristig ausgewertet werden. Fokus ist hier nur die Erfassung der 3-4 wichtigsten Ziele.
In Phase 4 erfolgt die eigentliche Hauptmessung, bei der kurzfristige Wirkungen (z.B. „Kenntnistand und Bewertung der Gesamtstrategie 2017/2018“) sowie veranstaltungsspezifische Konstrukte erhoben werden: Wie hoch war das Involvement bei dem Meeting, wie wurde die Interaktion und Innovation des Meetings wahrgenommen, passte das Meeting in seiner Ausgestaltung zur Unternehmensidentität, waren die Grundvoraussetzungen eines optimalen Ablaufs (Anreise, Akkreditierung, Location, Catering, etc.) erfüllt oder gab es schon hier Schwachstellen?
Die letzte Phase 5, zielt auf die Messung von langfristigen Effekten bei den Mitarbeitern ab. Haben sich das Wissen um und die Meinungen zur Gesamtstrategie 2017/2018 durch die Veranstaltung auch langfristig geändert? Oder ist der Kenntnisstand dazu nach einiger Zeit wieder verpufft? Welche Informationen müssen ggf. noch nachgeliefert werden? Die Erhebung dieser Themen erfolgt wieder – wie in der Benchmark-Messung – kurz und fokussiert auf die zentralen Ziele, die für das Meeting definiert wurden.
Fazit: Durch einen umfangreichen, aber kosteneffizienten Erhebungsrahmen lassen sich belastbare Erkenntnisse hinsichtlich Wirkung und der Kosten-/ Nutzen-Aspekte einer unternehmensinternen Veranstaltung gewinnen. Zugleich führt die Einbindung der Mitarbeiter zu einer Akzeptanzerhöhung und liefert den Veranstaltungsplanern Handlungsempfehlungen für die Optimierung ihrer Tagungsformate.
