Meetings gibt es schon seit Jahrhunderten. Neu hingegen sind die disruptiven Technologien, die mit Schlagworten wie Digitalisierung oder Industrie 4.0 Einzug in unser Arbeitsleben halten. Wie werden diese die Meetingkultur verändern?
Kurze Bestandsaufnahme: prinzipiell kann jede Interaktion, an der mindestens zwei Menschen beteiligt sind, ein Meeting sein. Aber nicht alles, bei dem mehrere Menschen beteiligt sind, ist ein Meeting.
Im beruflichen Kontext nutzen Teams ihre Meetings meist dafür, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Oder zumindest eine Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Dafür nötig ist eine solide Informationsgrundlage, eine valide Einschätzung und beides zusammen führt dann idealerweise zu einem Konsens. Und selbst wenn am Ende eine/r die Verantwortung der einsamen Entscheidung hat, wird niemand abstreiten, dass dies selten ohne Information und Einschätzung vollzogen wird.
Vereinfacht gesagt, sind die Bestandteile eines Meetings also Menschen, Interaktion, Information und die Einschätzung selbiger.
Zurück zur Digitalisierung: schon heute sind „Maschinen“ mit ihren unbegrenztverfügbaren Datenmengen, Algorithmen und nicht zuletzt unendlicher Reichweite in Sachen Informationsmanagement und Analyse den Menschen überlegen. Corporate Wikis und unternehmensinterne Social Media Systeme mit integrierten Analysetools sind dabei nur der Anfang, schon längst wird an digitalen „Decision Making Tools“ gearbeitet: die Maschine wertet alle verfügbaren Daten aus und empfiehlt dann eine Vorgehensweise. Bald können solche maschinengestützten Entscheidungen in manchen Bereichen eine Qualität erreichen, die menschliche Entscheidungen als hilfloses Stochern im Nebel erscheinen lässt.
Wenn Industrie 4.0 heißt, eine neue Aufteilung zu finden zwischen dem, was die Maschinen machen und dem, was wir Menschen machen, dann bedeutet Meeting 4.0 die Bestandteile des Meetings neu aufzuteilen. Weil wir Menschen nicht mehr machen müssen, was die Maschinen machen, müssen wir jetzt das machen, was Menschen machen. Und was Maschinen nicht können:
Maschinen haben keine Ahnungen, sie kriegen keine Gänsehaut, haben keine Schmetterlinge im Bauch und hören keine Nachtigall trapsen. Aber Menschen können das. Menschen haben eine Intuition. Und wir leben, arbeiten und überleben schon so lange in Gruppen, dass wir gelernt haben, eine Gruppenintelligenz zu entwickeln, die, wenn alles klappt, über alles hinausgeht, was ein Einzelner schaffen könnte.
Gegenstand von sinnvollen Meetings wird zukünftig weder der Informationsaustausch noch die kennzahlengetriebene Analyse sein. Das geschieht maschinengestützt im Vorfeld. Zeitgemäße Meetings legen den Schwerpunkt der persönlichen Interaktion auf die Gruppeneinschätzung. Welche Bedeutung haben die validierten Fakten für die Gruppe? Welche weichen Faktoren sind maßgeblich für eine Entscheidung?
Keine leichte Aufgabe für Meeting Designer. Wir alle kennen das: nur weil man Meeting-Teilnehmer nach ihrer Einschätzung fragt, heißt das noch lange nicht, dass sie diese auch konstruktiv bzw. überhaupt äußern. Hier gilt es, Methoden zu entwickeln, die Hemmnisse und Befindlichkeiten überwinden.